3月28日，魯西集團采購管理部的董瑩瑩拿著5份采購發(fā)票要辦理入賬手續(xù)，她并沒有像往常一樣再走去總部辦公樓把單子人工送交到財務(wù)部，而是直接在技術(shù)中心大樓三樓自己辦公室門口，和智能收單機器人打起了交道。
3月28日，魯西集團采購管理部的董瑩瑩拿著5份采購發(fā)票要辦理入賬手續(xù)，她并沒有像往常一樣再走去總部辦公樓把單子人工送交到財務(wù)部，而是直接在技術(shù)中心大樓三樓自己辦公室門口，和智能收單機器人打起了交道。
首先登錄收單機器人系統(tǒng)，按提示將單據(jù)放入收單口，點擊掃描，隨后單據(jù)進入設(shè)備內(nèi)，當(dāng)屏幕顯示掃描完成，查看所有影像資料確認無誤，點擊完成即可，如果仍有單據(jù)，則選擇繼續(xù)投遞。大約2分鐘就可以完成一份單據(jù)的投遞。
原來這臺智能收單機器人是在今年3月26日剛剛投用的，它集自助交單掃描、OCR識別、便捷退單、保管于一體，改變了傳統(tǒng)的人工服務(wù)，實現(xiàn)了智能化設(shè)備應(yīng)用。人機互動模式，讓業(yè)務(wù)人員足不出戶，就可以通過智能收單機器人完成費用報銷、采購應(yīng)付、費用應(yīng)付等各類單據(jù)的快速投遞，極大提高了單據(jù)入賬的流程效率。
財務(wù)部部長閆玉芝介紹說：“我們秉承科學(xué)為先理念，持續(xù)創(chuàng)新財務(wù)服務(wù)模式。這是今年實施財務(wù)共享提升項目的一個舉措，通過人機交互，消除了業(yè)務(wù)單位跑腿送單子、單據(jù)交接登記臺賬的頻繁作業(yè)，把人員送單據(jù)的跑路過程以及人與人溝通接收單據(jù)的過程，變成掃一掃的動作即可完成，非常便捷高效。原來上傳單據(jù)附件要用手機拍照、然后下載、上傳，現(xiàn)在單據(jù)進入收單機器里自動完成掃描，畫面清晰，確保了影像質(zhì)量。再有，以前財務(wù)基本靠人工審核發(fā)票，現(xiàn)在引入OCR技術(shù)提取票面信息，系統(tǒng)預(yù)設(shè)規(guī)則后，可以實現(xiàn)智能審單，查驗成功的票面信息會直接回填單據(jù)，一是確保了進入財務(wù)的發(fā)票全部是已完成查驗的合格發(fā)票，二是業(yè)務(wù)人員再也不用擔(dān)心票面信息填錯了，全部由系統(tǒng)把關(guān)，效率提升了人工成本自然就下降了”.
財務(wù)人員孟艷艷滿臉喜悅，她說：“我們財務(wù)原來專門設(shè)立單據(jù)接收、登記窗口，每天都會有各部門人員拿著單據(jù)來窗口辦理業(yè)務(wù)，我們要逐一和業(yè)務(wù)辦理人員溝通、做好臺賬登記，有時一天下來有大約160份單據(jù)進行處理，感覺工作量比較大。現(xiàn)在不一樣啦，大家可以隨時通過智能收單機器人完成各類單據(jù)的快速投遞。財務(wù)檔案人員可以通過后臺管理系統(tǒng)，根據(jù)實時掌握的收單機器中單據(jù)數(shù)量，集中安排時間收取單據(jù)，時間成本管理效果很明顯。”
智能收單機器人是軟件技術(shù)與機械手臂技術(shù)在員工交單、影像掃描、智能審單、財務(wù)歸檔等多個環(huán)節(jié)領(lǐng)域創(chuàng)新應(yīng)用的產(chǎn)物。財務(wù)信息化、智能化的應(yīng)用，有效降低了人工和時間成本，提高了業(yè)務(wù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度，提升了工作效率。為會計檔案電子化管理打下基礎(chǔ)，也為下一步財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)造了條件。