有不少參加過展會(huì)的人應(yīng)該都知道，在參加展會(huì)之前大家都會(huì)做好相應(yīng)的策劃，因?yàn)檫@一點(diǎn)在展覽過程中極為重要，因此我們還是多了解一點(diǎn)這方面的知識(shí)。
展會(huì)策劃是一個(gè)展會(huì)的“眼睛”，展會(huì)組織者通過它培育和挖掘市場(chǎng)，而市場(chǎng)透過這個(gè)“眼睛”看效益。
一個(gè)的展會(huì)策劃方案不僅體現(xiàn)了展會(huì)組織者組織展會(huì)的目的，更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會(huì)。從某意義上來說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購商，一頭連著展會(huì)組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請(qǐng)過來，商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場(chǎng)。可見，一個(gè)策劃方案對(duì)組織好一個(gè)展會(huì)是多么重要。
對(duì)展會(huì)組織者來說，一個(gè)的展會(huì)策劃方案要把握和處理好如下四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
一是充分體現(xiàn)高度。這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個(gè)展會(huì)，組織者首先看到是它的市場(chǎng)潛力，但你所看見的“市場(chǎng)”，能不能開發(fā)，怎么能讓它開發(fā)，就要靠“政策”來衡量和把握。這個(gè)時(shí)候，就需要組織者充分查閱相關(guān)國家文件規(guī)定，把國家對(duì)該展會(huì)涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見該引用的引用，該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述，該進(jìn)一步理解的進(jìn)一步理解。通過“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式，讓展會(huì)策劃方案合法化、合理化、合情化。因?yàn)楹戏�，說明國家允許，有關(guān)部門就沒有理由阻攔；因?yàn)楹侠�，說明展會(huì)應(yīng)該組織，應(yīng)該搞；因?yàn)楹锨椋袭?dāng)?shù)匕l(fā)展?fàn)顩r，對(duì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有利，說明有關(guān)部門應(yīng)該積極提供支持。所以，“高度”很重要。提高高度的政策來源主要有：國家和地方五年發(fā)展規(guī)劃綱要；國家和地方有關(guān)展會(huì)涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策（如意見、辦法、綱要、通知等）；國家和地方領(lǐng)導(dǎo)在重要專項(xiàng)會(huì)議上做出的工作部署和重要講話精神；國家和地方“兩會(huì)”等重要會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議上政府工作報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)講話；國家和地方主要領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示和批示等。
二是解決“市場(chǎng)”問題。這是一個(gè)展會(huì)成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個(gè)展會(huì)有何收益，有什么樣的回報(bào)？專業(yè)觀眾到會(huì)又有什么樣的收獲和價(jià)值？整個(gè)策劃方案可以說要圍繞這個(gè)核心來組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑�？梢姡箷�(huì)策劃方案并不好寫，更不能輕易出手。因?yàn)閰⒄股�、專業(yè)觀眾了解展會(huì)的個(gè)“窗口”是它，因?yàn)閰⒄股�、專業(yè)觀眾能看到希望與商機(jī)的也是它，因?yàn)閰⒄股�、專業(yè)觀眾了解展會(huì)權(quán)威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……
對(duì)一個(gè)展會(huì)來說，參展商關(guān)注的市場(chǎng)，最核心的是有一定目標(biāo)數(shù)量的專業(yè)觀眾（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）與會(huì)。至于說這個(gè)展會(huì)有多大的客流量，他們并不關(guān)心�；蛟S有人會(huì)問，為什么這么說？與會(huì)圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費(fèi)口舌，而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時(shí)再與專業(yè)人士交流，難免容易出現(xiàn)精神不濟(jì)而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊(cè)等贈(zèng)予與會(huì)人員的物品，如果發(fā)給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關(guān)心的宣傳冊(cè)便有可能被丟進(jìn)垃圾桶，大量的非專業(yè)人士與會(huì)，造成如此不必要的浪費(fèi)更大更多，參展商不僅不會(huì)有收益，還會(huì)大大增加參展成本。
針對(duì)這個(gè)問題，展會(huì)組織者要在策劃方案中表明如下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)解決方案：對(duì)展會(huì)的宣傳力度、影響力度、號(hào)召力度；展會(huì)的專業(yè)化程度。比如保證專業(yè)觀眾與會(huì)的組織手段、途徑、方式，歷屆展會(huì)專業(yè)觀眾統(tǒng)計(jì)信息、購銷信息等；展會(huì)的權(quán)威性。比如組織者的地位與影響、該展會(huì)在業(yè)界的口碑與影響、與會(huì)專業(yè)人士以及領(lǐng)導(dǎo)、專家的分量等。
對(duì)一個(gè)展會(huì)來說，與會(huì)專業(yè)人士（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）關(guān)注的市場(chǎng)，最核心的是能有多少專業(yè)廠家與會(huì)參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品，怎么能采購到他們既需要、價(jià)格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品。
對(duì)此問題，展會(huì)組織者應(yīng)重點(diǎn)圍繞如下幾個(gè)方面去解答：參展企業(yè)的數(shù)量與分量，比如有多少家世界500強(qiáng)企業(yè)、有多少家大型跨國公司、有多少家國內(nèi)業(yè)界龍頭企業(yè)等與會(huì)；展品的先進(jìn)性，如有什么樣的世界先進(jìn)技術(shù)水平產(chǎn)品、國內(nèi)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品等技術(shù)含量較高的展品亮相；展會(huì)組織者如何保證以優(yōu)質(zhì)服務(wù)協(xié)助專業(yè)人士采購到他們所需的物美價(jià)廉的產(chǎn)品等；業(yè)內(nèi)專業(yè)高峰會(huì)議組織情況，比如有哪些有權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)、專家發(fā)布權(quán)威報(bào)告等。
三是注意法律問題�，F(xiàn)在會(huì)展市場(chǎng)不太規(guī)范，而且多數(shù)承辦展會(huì)的機(jī)構(gòu)屬民營個(gè)體企業(yè)。這些企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)利益化，在各種展會(huì)宣傳資料和宣傳活動(dòng)推介中，虛夸展會(huì)規(guī)模、影響，虛報(bào)展會(huì)數(shù)字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機(jī)構(gòu)等為展會(huì)支持單位，向參展商、與會(huì)觀眾等虛承諾其他服務(wù)項(xiàng)目等，這些都是不良事件的由頭和導(dǎo)火索，十分容易引發(fā)雙方紛爭(zhēng)，激化矛盾。如果展會(huì)組織者對(duì)此類問題處理不當(dāng)、不及時(shí)，就極有可能被訴諸法律。總結(jié)全國媒體報(bào)道的案例，以及業(yè)界人士總結(jié)的此類情況和經(jīng)驗(yàn)，如果展會(huì)上出現(xiàn)“涉法”問題，雖然不能說100%由展會(huì)組織者引起，但可以說絕大多數(shù)問題都出在展會(huì)組織者身上。所以，做一個(gè)的展會(huì)策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達(dá)組織者的戰(zhàn)略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
四是創(chuàng)新問題�，F(xiàn)在各地的展會(huì)一個(gè)接一個(gè)，不同題材的展會(huì)還好說，如果說一個(gè)城市有兩個(gè)以上的同題材展會(huì)要舉辦，那么你這個(gè)展會(huì)要獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，展會(huì)組織者就必須重點(diǎn)考慮你這個(gè)展會(huì)的“出新”之處和“權(quán)威”程度。